Gestión de Proyectos

Por Juan Lobo*

Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de una empresa como la gestión de sus proyectos.  Es necesario entonces definir e institucionalizar el proceso de trabajo que permita optimizar el desarrollo de proyectos.   Se debe disponer de un procedimiento de trabajo bien definido. Con una buena metodología de gestión de proyectos se pueden conseguir grandes resultados en el desarrollo de proyectos.

Generalmente, cuando se plantea la necesidad de definir un proceso metodológico, las empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea titánica y de escasa utilidad para su organización. Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan procesos diariamente, aunque no son conscientes. Lo único que necesitan es pararse a pensar como realizan las tareas diarias, unificar las mejores prácticas y plasmarlas en un documento de obligado cumplimiento para todo el personal.

Las 5 fases de la gestión de proyectos

Las 5 fases de la gestión de proyectos

  1. Fase inicial Es la fase en la cual se realiza el análisis de viabilidad del proyecto. Su objetivo es validar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto. El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
    1. Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
    2. Análisis previo del alcance del proyecto.
    3. Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
    4. Análisis de viabilidad de acuerdo con plazos, costos y calidad.

    Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

  1. Fase de Planificación detallada del trabajo a realizarEl objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.  Las actividades clave en esta etapa son:
    1. Análisis del alcance del proyecto.
    2. Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
    3. Definición del plan de proyecto.
    4. Negociación del contrato.

    Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato o compromiso interno que recoja todos los términos del acuerdo.

  1. Fase de Ejecución del proyectoLa tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how y donde menos problemas se deberían encontrar. Las actividades principales de esta etapa son:
    1. Establecimiento del entorno de trabajo.
    2. Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
    3. Ejecución de las tareas planificadas.
    4. Gestión de las peticiones de cambio.

    De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.

  1. Fase de Monitoreo, seguimiento y control del trabajoEsta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto.  En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
    1. Seguimiento de tareas e hitos planificados.
    2. Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
    3. Gestión de incidencias.
    4. Generación de informes de seguimiento.
  1. Fase de Cierre del proyectoEl objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no queden cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control. Las tareas clásicas para realizar dentro de esta fase son:
    1. Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).
    2. Realización del backup del proyecto.
    3. Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
    4. Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Fases del proyecto: Objetivos y Tareas

Fase del proyectoObjetivosTareas
Inicial
  • El objetivo del proyecto está claro
  • Se ha examinado su viabilidad
  • Decisión relativa a la realización del proyecto
  • Aclarar el encargo del proyecto
  • Analizar los costes
  • Analizar los riesgos y el contexto; Análisis P.E.S.T.E.L (P=Político, E=Económico, S=Social, T=Tecnológico, E= Ecologico, L=Legal)
  • Elaborar una planificación general del proyecto (Cronograma)
  • Establecer la organización del proyecto
  • Llevar a cabo la reunión de lanzamiento
Planificación
  • Se han fijado los paquetes de trabajo
  • Se han establecido las bases para la ejecución exitosa del proyecto en la fase de realización
  • Definir, valorar y clasificar los paquetes de trabajo
  • Elaborar una agenda de trabajo
  • Elaborar un plan de costes
  • Crear el infraestructura del proyecto
Ejecución / Monitoreo
  • Se han procesado y aprobado los resultados del proyecto
  • Ejecutar los paquetes de trabajo
  • Realizar un control de proyecto
  • Gestión en curso de riesgos y calidad
  • En caso de necesidad: iniciar y coordinar cambios en el proyecto
  • Aprobación técnica
Cierre
  • Se ha llevado a cabo una retrospectiva crítica del proyecto (plazos, costes, desarrollo)
  • Se ha disuelto la organización del proyecto
  • El proyecto ha concluido formalmente
  • Redactar un informe final del proyecto
  • Presentación final
  • Transmitir y guardar los resultados

En JLOBO contamos con profesionales idóneos y la experiencia necesaria para apoyar a su empresa en la estructuración y ejecución de proyectos** que permitan generar valor en la relación con cada uno de sus clientes de una forma ágil y adecuada, logrando su satisfacción y construyendo vínculos altamente satisfactorios, rentables y de largo plazo.

* (Compilación de fuentes varias)

** La estructuración y ejecución de proyectos  hacen parte del Modelo de Transformación Comercial JLOBO

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